La comunicazione interna è lo snodo cruciale per il buon funzionamento di un'azienda. Al tradizionale strumento telefonico si è oramai sovrapposta e sostituita l'email, che risulta però estremamente improduttiva laddove è necessario il rapido coordinamento tra persone dello stesso team. In questo caso la messaggistica istantanea e le chat aziendali rappresentano la soluzione più pratica, efficiente e produttiva per il personale.
Allo stesso tempo, l'uso di piattaforme di messaggistica "pubblica", gestite da soggetti esterni magari in forma gratuita (quindi con limitatissimo controllo sui dati inseriti nelle chat), risulta incompatibile con politiche aziendali orientate alla sicurezza.
L'email rappresenta uno strumento che risulta estremamente improduttivo e costoso per molte comunicazioni interne: messaggi di coordinamento, richiesta immediata di disponibilità o feedback, trasferimento di documenti, segnalazioni, ecc. quando scambiate via email rappresentano per l'azienda uno spreco di risorse e per l'utente una fonte di distrazione.
Le risposte si susseguono in grande numero ed a poca distanza l'una dall'altra, ripetendo e duplicando gli stessi contenuti, distraendo il personale molte volte per una singola comunicazione, e gonfiando il costoso spazio di archiviazione dei sistemi di posta elettronica e dei rispettivi backup.
Per questi scopi la chat aziendale rappresenta uno strumento estremamente più rapido, efficace ed economico. Con essa, infatti, si va diretti al punto, si sa subito se il collega è libero, non si perde tempo in convenevoli, si ha una interazione immediata e senza filtri, come quella necessaria tra due colleghi che devono fissare una riunione, decidere un progetto o stabilire un orario o verificare un documento.